Polityka prywatności Keepinlist

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Współadministratorami danych osobowych przetwarzanych w ramach Keepinlist są:

1. Radosław Kuśmierski
2. Ernest Suryś

Adres do korespondencji: Budziszyńska 134/34 wrocław

Wspólny adres e-mail do spraw związanych z ochroną danych osobowych:

marka.od.zera@gmail.com

Radosław Kuśmierski i Ernest Suryś wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w związku z funkcjonowaniem Keepinlist. Oznacza to, że są współadministratorami danych w rozumieniu art. 26 RODO.

Najważniejsze elementy uzgodnienia współadministratorów

• Radosław Kuśmierski koordynuje techniczną stronę działania Keepinlist, w tym bezpieczeństwo systemu, utrzymanie infrastruktury oraz współpracę z dostawcami technologicznymi.
• Ernest Suryś koordynuje działania operacyjne, komunikację z użytkownikami oraz obsługę zgłoszeń dotyczących działania usługi.
• Współadministratorzy wspólnie odpowiadają za realizację praw osób, których dane dotyczą, spełnienie obowiązków informacyjnych oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych.
• Wspólnym punktem kontaktowym w sprawach dotyczących danych osobowych jest adres: marka.od.zera@gmail.com.

Niezależnie od powyższego podziału możesz wykonywać swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu, w jaki korzystasz z Keepinlist, oraz od informacji, które dobrowolnie dodasz do swojego konta lub wizytówki.

Dane konta i logowania

Możemy przetwarzać:

• adres e-mail;
• wewnętrzny identyfikator użytkownika;
• datę utworzenia konta;
• datę ostatniego logowania;
• informacje o sposobie logowania;
• hasło zapisane w postaci kryptograficznie zabezpieczonej, jeżeli udostępniamy logowanie za pomocą hasła;
• identyfikatory sesji, tokeny uwierzytelniające oraz informacje związane z bezpieczeństwem konta.

Nie przechowujemy hasła użytkownika w jawnej postaci.

Dane profilu i cyfrowej wizytówki

Możemy przetwarzać dane dodane przez użytkownika, takie jak:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail prezentowany na wizytówce;
• numer telefonu;
• nazwa firmy lub organizacji;
• stanowisko lub wykonywany zawód;
• miejscowość;
• opis użytkownika, biogram lub informacje zawodowe;
• zdjęcie profilowe;
• linki do mediów społecznościowych;
• link do portfolio, strony internetowej lub innych profili;
• ustawienia widoczności profilu;
• indywidualny adres profilu, identyfikator wizytówki lub kod QR.

Dane związane z kontaktami i wydarzeniami

Jeżeli takie funkcje są dostępne, możemy przetwarzać:

• kontakty zapisane przez użytkownika;
• grupy, tagi i kategorie kontaktów;
• datę dodania kontaktu;
• prywatne notatki użytkownika;
• informacje o dołączeniu do wydarzenia;
• zapisany harmonogram lub wybrane punkty wydarzenia;
• oceny i komentarze dotyczące wydarzenia;
• dane prelegentów, organizatorów lub uczestników wydarzenia.

Dane techniczne i eksploatacyjne

W związku z korzystaniem z Keepinlist możemy automatycznie zbierać:

• adres IP;
• typ i wersję przeglądarki;
• rodzaj systemu operacyjnego i urządzenia;
• ustawienia językowe;
• datę i godzinę korzystania z usługi;
• informacje o aktywności w serwisie;
• logi bezpieczeństwa i informacje o błędach;
• identyfikatory plików cookie lub pamięci lokalnej;
• dane przekazywane w korespondencji z obsługą Keepinlist.

Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub orientacji seksualnej. Prosimy, aby nie umieszczać takich informacji w biogramach, notatkach ani innych polach tekstowych.

Zdjęcia profilowe nie są wykorzystywane przez nas do rozpoznawania twarzy ani identyfikacji biometrycznej.

3. Skąd otrzymujemy dane

Dane osobowe otrzymujemy:

• bezpośrednio od użytkownika podczas rejestracji oraz uzupełniania profilu;
• od Google, jeżeli użytkownik wybierze logowanie za pomocą konta Google;
• automatycznie z urządzenia lub przeglądarki podczas korzystania z usługi;
• od organizatora wydarzenia, jeżeli Keepinlist jest wykorzystywane do obsługi wydarzenia, a organizator przekazuje dane zgodnie z prawem.

4. Logowanie za pomocą Google

Jeżeli wybierzesz opcję „Zaloguj się przez Google”, Google potwierdzi Twoją tożsamość i może przekazać nam:

• identyfikator konta Google;
• adres e-mail;
• informację, czy adres e-mail został zweryfikowany;
• imię i nazwisko;
• zdjęcie profilowe;
• ustawienia językowe lub inne podstawowe dane profilu, jeżeli Google je udostępni.

Nie otrzymujemy ani nie przechowujemy hasła do Twojego konta Google.

Keepinlist powinno korzystać wyłącznie z podstawowych zakresów uprawnień potrzebnych do uwierzytelnienia użytkownika, takich jak openid, email i profile. Oznacza to, że samo logowanie przez Google nie daje nam dostępu do wiadomości Gmail, Dysku Google, Kalendarza Google ani kontaktów Google.

Jeżeli w przyszłości będziemy potrzebowali szerszego dostępu do usług Google, przed jego uzyskaniem:

• poinformujemy użytkownika o zakresie i celu dostępu;
• zaktualizujemy niniejszą Politykę prywatności;
• poprosimy o odrębną zgodę lub autoryzację, jeśli będzie wymagana.

Dane uzyskane z Google wykorzystujemy wyłącznie do:

• logowania i uwierzytelniania użytkownika;
• utworzenia oraz obsługi konta;
• automatycznego uzupełnienia podstawowych danych profilu;
• zapewnienia bezpieczeństwa konta.

Nie sprzedajemy danych uzyskanych z Google, nie wykorzystujemy ich do reklamy behawioralnej i nie publikujemy ich bez decyzji użytkownika wynikającej z ustawień widoczności wizytówki.

Korzystanie z usług Google podlega również Polityce prywatności Google.

5. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Utworzenie i obsługa konta

Dane przetwarzamy w celu rejestracji użytkownika, logowania, uwierzytelniania oraz zapewnienia dostępu do funkcji Keepinlist.

Podstawą prawną jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane są przechowywane przez okres posiadania konta, a następnie przez czas potrzebny do rozliczenia usługi, realizacji obowiązków prawnych lub obrony przed roszczeniami.

Tworzenie i udostępnianie cyfrowych wizytówek

Dane przetwarzamy w celu umożliwienia użytkownikowi stworzenia cyfrowej wizytówki oraz udostępniania jej wybranym osobom za pomocą linku lub kodu QR.

Podstawą prawną jest wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane są przetwarzane do czasu ich usunięcia, zmiany ustawień widoczności, usunięcia wizytówki lub usunięcia konta.

Kontakty, notatki i funkcje wydarzeń

Dane przetwarzamy w celu umożliwienia zapisywania kontaktów, tworzenia prywatnych notatek, korzystania z harmonogramów, oceniania wydarzeń oraz korzystania z innych funkcji dostępnych w Keepinlist.

Podstawą prawną jest wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane są przechowywane do czasu ich usunięcia przez użytkownika lub usunięcia konta, a następnie mogą być przechowywane w ograniczonym zakresie przez okres przedawnienia roszczeń.

Pomoc użytkownikom i komunikacja

Dane przetwarzamy w celu udzielania odpowiedzi na pytania, rozpatrywania zgłoszeń i reklamacji oraz prowadzenia komunikacji dotyczącej działania Keepinlist.

Podstawą prawną jest:

• wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze użytkowników i prowadzeniu korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Korespondencję przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Dane techniczne i logi możemy przetwarzać w celu:

• ochrony kont użytkowników;
• wykrywania i blokowania nadużyć;
• diagnozowania błędów;
• zapewnienia bezpieczeństwa systemu;
• tworzenia kopii zapasowych;
• monitorowania prawidłowego działania Keepinlist.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Standardowe logi techniczne przechowujemy co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa, obrony przed roszczeniami lub realizacji obowiązku prawnego.

Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane możemy przetwarzać w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane przechowujemy do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń.

Realizacja obowiązków prawnych

Dane możemy przetwarzać, jeżeli jest to konieczne do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Marketing i opcjonalna analityka

Jeżeli prowadzimy marketing elektroniczny lub korzystamy z opcjonalnych narzędzi analitycznych, dane przetwarzamy na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

6. Czy musisz podawać dane

Podanie adresu e-mail oraz danych wymaganych do logowania jest konieczne do utworzenia i obsługi konta.

Pozostałe dane, takie jak numer telefonu, firma, stanowisko, biogram, zdjęcie czy linki do mediów społecznościowych, są dobrowolne. Brak ich podania może jednak ograniczyć zawartość wizytówki lub dostępność niektórych funkcji.

7. Widoczność profilu, linki i kody QR

Dane podane podczas rejestracji nie stają się automatycznie publiczne.

Adres e-mail używany do logowania nie będzie widoczny na wizytówce, chyba że użytkownik sam doda go jako dane kontaktowe i włączy jego widoczność.

Użytkownik sam decyduje, jakie informacje umieszcza na wizytówce i komu udostępnia link lub kod QR.

Należy pamiętać, że:

• osoba posiadająca link lub kod QR może otworzyć udostępnioną wizytówkę;
• link może zostać skopiowany lub przekazany kolejnym osobom;
• dane udostępnione publicznie mogą zostać zapisane poza Keepinlist, na przykład w książce adresowej odbiorcy;
• ustawienie publicznego lub nieograniczonego dostępu do profilu może umożliwić zapoznanie się z nim osobom, których użytkownik bezpośrednio nie wybrał.

Kliknięcie linku do serwisu społecznościowego lub strony zewnętrznej powoduje przejście do usługi prowadzonej przez innego administratora danych. Dalsze przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadami tego serwisu.

8. Komu możemy ujawniać dane

Dane osobowe możemy udostępniać podmiotom wspierającym działanie Keepinlist, w szczególności:

• dostawcom hostingu, baz danych, przestrzeni dyskowej i kopii zapasowych;
• dostawcom usług CDN, cyberbezpieczeństwa i monitorowania systemu;
• dostawcom poczty elektronicznej, komunikacji i obsługi użytkowników;
• Google – w zakresie niezbędnym do działania logowania za pomocą konta Google;
• dostawcom narzędzi analitycznych lub plików cookie – jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę;
• organizatorom wydarzeń – jeżeli użytkownik korzysta z funkcji konkretnego wydarzenia i został o tym poinformowany;
• doradcom prawnym, księgowym, audytorom i ubezpieczycielom;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z naszymi instrukcjami.

Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług technologicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takim przypadku zapewniamy podstawę prawną przekazania danych zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności poprzez:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
• standardowe klauzule umowne;
• inne mechanizmy przewidziane przez obowiązujące przepisy.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem: marka.od.zera@gmail.com.

10. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu ich przetwarzania.

W szczególności:

• dane konta, profilu i wizytówki przechowujemy przez okres posiadania konta;
• dane widoczne publicznie przechowujemy do czasu zmiany ustawień, ukrycia profilu, usunięcia danego pola lub usunięcia konta;
• kontakty, prywatne notatki, tagi i dane wydarzeń przechowujemy do czasu ich usunięcia przez użytkownika lub usunięcia konta;
• standardowe logi techniczne przechowujemy co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy;
• korespondencję przechowujemy przez okres potrzebny do zakończenia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania lub zakończenia celu, dla którego została udzielona;
• dane niezbędne do realizacji obowiązków prawnych lub obrony przed roszczeniami przechowujemy przez okres wymagany przepisami lub do upływu okresu przedawnienia.

Po usunięciu konta dane są usuwane lub anonimizowane w aktywnych systemach, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z prawa, obowiązków rozliczeniowych i potrzeby obrony przed roszczeniami.

Dane mogą pozostać przez ograniczony czas w kopiach zapasowych, do momentu ich bezpiecznego nadpisania zgodnie z cyklem wykonywania kopii. W tym okresie nie są wykorzystywane do zwykłych celów operacyjnych.

11. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych masz prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub nieaktualnych danych;
• żądania usunięcia danych;
• żądania ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• wycofania zgody w dowolnym momencie;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego.

W celu wykonania swoich praw skontaktuj się z nami:

marka.od.zera@gmail.com

Możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek. Na wnioski odpowiadamy w terminach określonych przez RODO.

Masz także prawo złożyć skargę do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
https://uodo.gov.pl

12. Usunięcie konta i odłączenie konta Google

Konto można usunąć:

• w ustawieniach konta, jeżeli taka funkcja jest dostępna; albo
• wysyłając wiadomość na adres marka.od.zera@gmail.com z adresu e-mail przypisanego do konta.

Przed usunięciem konta możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Po zakończeniu procedury dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, z wyjątkiem informacji, które musimy przechowywać na podstawie prawa albo w celu obrony przed roszczeniami.

Dostęp Keepinlist do konta Google można cofnąć w ustawieniach konta Google na stronie Połączenia z aplikacjami innych firm.

Odłączenie Keepinlist od konta Google nie powoduje automatycznego usunięcia konta Keepinlist ani danych zapisanych wcześniej w Keepinlist. W celu ich usunięcia należy usunąć konto zgodnie z zasadami opisanymi powyżej.

13. Pliki cookie i podobne technologie

Keepinlist może korzystać z plików cookie, pamięci lokalnej przeglądarki oraz podobnych technologii.

Technologie niezbędne mogą być wykorzystywane w celu:

• utrzymania sesji użytkownika;
• zapamiętania ustawień;
• obsługi formularzy;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• prawidłowego działania serwisu.

Ich wykorzystywanie jest niezbędne do świadczenia usługi lub wynika z naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu jej bezpieczeństwa i prawidłowego działania.

Opcjonalne pliki cookie, w szczególności analityczne lub marketingowe, będą wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą panelu ustawień plików cookie, jeżeli jest dostępny, oraz ustawień swojej przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych plików cookie może spowodować nieprawidłowe działanie części funkcji.

Aktualna lista wykorzystywanych narzędzi, dostawców oraz okresów przechowywania plików cookie powinna być dostępna w panelu zgód lub w odrębnej informacji o plikach cookie.

14. Dane przetwarzane w ramach wydarzeń

Jeżeli organizator wydarzenia przekazuje do Keepinlist dane prelegentów, uczestników lub innych osób, wyłącznie w celu ich przetwarzania zgodnie z instrukcjami organizatora, administratorem tych danych może być organizator wydarzenia, a współadministratorzy Keepinlist mogą działać jako podmiot przetwarzający.

W takiej sytuacji:

• organizator powinien przekazać zainteresowanym osobom właściwe informacje o przetwarzaniu danych;
• zakres i zasady przetwarzania powinny zostać określone w umowie powierzenia danych;
• żądania dotyczące danych mogą być przekazywane do właściwego organizatora.

Jeżeli użytkownik samodzielnie tworzy konto Keepinlist lub korzysta z funkcji dostępnych niezależnie od konkretnego wydarzenia, za takie przetwarzanie odpowiadają współadministratorzy wskazani w niniejszej Polityce.

15. Dane innych osób dodawane przez użytkownika

Jeżeli użytkownik zapisuje w Keepinlist dane kontaktowe innej osoby, powinien mieć prawo do ich wykorzystania i ograniczyć zakres danych do informacji rzeczywiście potrzebnych.

Prywatne notatki i zapisane kontakty nie powinny być wykorzystywane do bezprawnego marketingu, publikowania cudzych danych lub naruszania praw innych osób.

W odniesieniu do tych danych możemy wykonywać czynności techniczne potrzebne do ich zapisania, wyświetlenia, zabezpieczenia i zapewnienia działania funkcji wybranej przez użytkownika.

16. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych, w tym – zależnie od charakteru systemu:

• zabezpieczenie transmisji danych;
• kontrolę dostępu;
• zasadę ograniczonych uprawnień;
• mechanizmy uwierzytelniania;
• wykonywanie kopii zapasowych;
• monitorowanie błędów i zdarzeń bezpieczeństwa;
• procedury reagowania na incydenty.

Żaden system informatyczny nie gwarantuje jednak całkowitego bezpieczeństwa. Użytkownik powinien chronić dane logowania, korzystać z bezpiecznego urządzenia i nie udostępniać dostępu do konta osobom nieuprawnionym.

17. Automatyczne podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli w przyszłości wprowadzimy takie rozwiązania, przed ich zastosowaniem przekażemy wymagane informacje.

18. Osoby małoletnie

Keepinlist nie jest usługą kierowaną do dzieci poniżej 16. roku życia.

Jeżeli dowiemy się, że dane osoby małoletniej zostały przekazane bez wymaganej zgody przedstawiciela ustawowego albo bez innej odpowiedniej podstawy prawnej, podejmiemy działania zmierzające do ich usunięcia.

Rodzic lub opiekun może skontaktować się z nami pod adresem:

marka.od.zera@gmail.com

19. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian funkcji Keepinlist, dostawców technologicznych, sposobów przetwarzania danych lub przepisów prawa.

Aktualna wersja będzie dostępna w serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

O istotnych zmianach możemy poinformować użytkowników w aplikacji lub wiadomością e-mail. Jeżeli zmiana będzie wymagała uzyskania nowej zgody, poprosimy o nią przed rozpoczęciem danego przetwarzania.